学院2003年的所有档案经过5个月的整理，现已全部上架完成。8月31日，在学院临时档案室召开了2004年档案工作总结会暨兼职档案人员表彰会。夏院长发表重要讲话，并对优秀兼职档案员进行了颁奖。学院各部门负责人及全体兼职档案员出席了会议。
档案工作是一项基础性的工作，我院的各类档案从无到有，档案整理工作渐上台阶，不仅是学院领导重视档案工作的结果，也是因为我们拥有一支坚实的兼职档案员队伍。他们在承担部门众多繁杂工作的同时，也出色地完成了部门档案的收集工作，为学院档案的整理与保存作出了很大的贡献。因此在院领导的首肯与支持下，根据兼职档案员在今年的实际工作表现，对10位兼职档案员给予了嘉奖。
其中教务部范丹丹和财务办张莉荣获“劳苦功高”奖，市场部李艳和后勤杨建军荣获“勤学好问”奖，教研部杨艺和人事办曲欣荣获“杰出进步”奖，信息部石坤、远程教育部蒋闽敏和杨蔚荣获“开拓创新”奖，二期扩建工程办公室张晓燕荣获“一丝不苟”奖。
夏院长对获奖人员表示热烈的祝贺，希望他们在今后的工作中再接再厉，共同推动学院的档案工作更上一层楼，为2006年完成档案市级达标做好准备。
    会后，学院组织兼职档案员赴上海市档案馆外滩新馆参观学习。通过参观，大家开拓了视野，学习了先进的档案管理经验，进一步增强了档案收集与整理意识。